Voorkom vakantiestress bij medewerkers

Uit het “Vakantiestress onderzoek” van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) is gebleken dat ruim 40% van de werknemers last heeft van vakantiestress. Daarnaast blijkt dat na de vakantie de rust al snel weer naar de achtergrond verdwijnt en de chaos van alledag het weer overneemt. “Dat is toch hun probleem?” Nee, ook u als ondernemer kunt er last van hebben. Denk maar eens aan fouten die gemaakt kunnen worden door onduidelijke instructies of afspraken. Of het productiviteitsverlies voor en na een vakantie. Daarom geven wij graag advies hoe vakantiestress bij medewerkers te voorkomen is.

Doe uw personeel een plezier en help hen deze jaarlijkse transitie, van werken naar vakantie en terug aan het werk, zo prettig mogelijk te maken.

Overdracht grootste veroorzaker vakantiestress bij medewerkers

Verreweg het grootste gedeelte van vakantiestress bij medewerkers wordt veroorzaakt door een slordige en chaotische overdracht van werkzaamheden, of door de afwezigheid van (goede) vervanging. Bijna een derde van de ondervraagden geeft aan dat dit bij hen de meeste stress veroorzaakt. Zij voelen zich namelijk genoodzaakt om tijdens hun vakantie regelmatig hun e-mail te controleren. Ook nemen zij tijdens de vakantie nog telefoontjes aan of neemt men zelf contact op met een collega om te zien of alles nog loopt. Dit onderbreekt de o zo belangrijke rust tijdens de vakantie en maakt dat men zich al zorgen maakt voor de chaos die ze straks na de vakantie zullen aantreffen.

Een goede overdracht heeft prioriteit

Natuurlijk moeten uw medewerkers de overdracht van werk zelf verzorgen, dat kunt u niet voor hen doen. Wel kunt u ze helpen door hulpmiddelen en advies aan te bieden. Zo hebben veel medewerkers baat bij een heldere to-do lijst en een duidelijke planning van de laatste dagen voor vakantie. Het zou daarnaast goed zijn uw medewerkers te stimuleren om de laatste dag voor vakantie geen afspraken meer te plannen, zodat er tijd is voor een rustige oversdracht en afwikkeling van werkzaamheden. En hoewel ook u vast nog wat taken heeft die hij of zij ‘nog even’ moet doen voordat de vakantie begint, probeer hier niet op het laatste moment mee aan te komen.

Uiteraard is een goed bijgehouden CRM systeem erg handig. Collega’s kunnen daarin terugzien wat de status is van bepaalde zaken en makkelijk vragen daarover (van u of de klant zelf) beantwoorden. Wat ook heel prettig kan werken is een zogenaamd overdrachtsdocument. Een sjabloon dat u beschikbaar kunt stellen, waarmee uw medewerkers de overdracht gestructureerd kunnen laten verlopen. In het document noteren zij bijvoorbeeld alle lopende zaken met de huidige status en de nog te ondernemen acties (eventueel met deadline en contactgegevens daarbij).

Het is handig dit document digitaal beschikbaar te Voorkom vakantiestress bij medewerkersstellen en in te vullen, zodat collega’s die het werk overnemen tijdens vakantie daar ook aantekeningen in kunnen maken. Wanneer uw medewerker dan terugkomt van vakantie, kan hij of zij in het document zien hoe het staat met de overgedragen werkzaamheden. Als de vakanties van collega’s elkaar direct opvolgen is het slim om daar voor de vakantieperiode al op in te springen en men onderling afspraken te laten maken over een contactmomentje. Dit zorgt voor rust in het
hoofd en een makkelijker begin na de vakantie.

Nog wat extra tips

Bouw voldoende rust in

Zoals boven geschetst is het goed de laatste dag voor vakantie rust in te bouwen. Een dag zonder afspraken of het oppakken van nieuwe taken, zodat men rustig kan toewerken naar de vakantie. Maar ook bij terugkomst is het een goed idee om één of twee dagen van ‘rust’ in te lassen. Niet direct al naar afspraken hoeven en voldoende tijd krijgen om eerst orde in de chaos te vinden. Dat maakt terugkomen van vakantie niet alleen fijner maar ook veel minder stressvol.

Out of office reply

Stimuleer medewerkers om hun out of office reply een dag eerder te activeren, maar ook pas een dag later te laten eindigen. Begint de vakantie op een zaterdag, dan zetten zij de out of office reply dus al donderdag (aan het eind van de werkdag) aan. Komt men op een maandag terug, noteer dan in de out of office reply dat men op dinsdag pas weer te bereiken is. Zorg ook dat in dit bericht duidelijk is tot wie relaties en klanten zich in deze periode kunnen wenden.

Maak duidelijke afspraken

Het is belangrijk dat er duidelijke afspraken gemaakt worden, zowel op het werk als bij het thuisfront. Hoe zit het met de bereikbaarheid tijdens de vakantie? Wanneer is iets urgent genoeg om toch contact te zoeken met een medewerker die vakantie heeft? En hoe zoekt u dan contact? U kunt bijvoorbeeld met uw medewerkers afspreken dat zij een vakantievierende collega eerst appen alvorens telefonisch contact op te nemen.

Hou het vakantiegevoel vast

Als ondernemer herkent u het vast wel; het gevoel dat u een week na terugkomst van vakantie alweer aan vakantie toe bent. Ook uw medewerkers ervaren dit (vaak). Het kan dan helpen om zo lang mogelijk het vakantiegevoel vast te houden. Tijdens een vakantie zijn er vaak bepaalde ‘gewoonten’ die het vakantiegevoel typeren. Samen met het gezin gezellig (gaan) dineren, een wandeling na het avondeten of iedere dag een stukje uit een boek lezen. Dingen die men in het dagelijkse leven vaak niet genoeg aandacht of tijd geeft. Het is goed om dit soort ‘gewoonten’ na de vakantie nog een tijdje vol te houden. Zo wordt de overgang van de vakantiemodus naar ‘weer volop aan het werk’ een stuk soepeler. U kunt dit uiteraard niet verplichten omdat het veelal over de privésituatie gaat, maar u kunt het natuurlijk wel als advies meegeven.

Bronnen: NBPO & Managersonline

Wat is uw mening hierover? Doet u als ondernemer iets om vakantiestress bij medewerkers te voorkomen? En zo ja, dan heeft u misschien waardevolle aanvullende tips waar uw mede-ondernemers van kunnen leren. Of vindt u misschien toch dat dit niet uw plaats is hierbij te helpen? Wij zijn erg nieuwsgierig!

En mochten wij u kunnen helpen of adviseren hierin? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact op:

Neem contact op


Gerelateerde blogs

Meer grip door stress te verminderenToenemende werk stress.

.

.

.

.

.

.

 

Delen:Tweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInShare on FacebookEmail this to someone

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *